Wenn das Fax piept – automatisierte Prozesse trotz veralteter Technik

Sie glauben, das Fax sei tot? Weit gefehlt. Auch heute noch werden Faxe versendet, zum Beispiel um Bestellungen zu platzieren. Was aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung absolut anachronistisch wirkt, ist in vielen Unternehmen noch Realität. So auch bei einem großen Verbund des Lebensmitteleinzelhandels. Hier werden verschiedene Produkte über ein einheitliches Bestellformular per Fax an die Lieferanten gesendet. Zwar können Faxe heutzutage durch den Einsatz von Faxsoftware digital per E-Mail empfangen und gesendet werden, doch besteht dabei immer noch das Problem, dass die Daten manuell in das ERP übertragen werden müssen. So war es auch bei unserem Kunden 3Bears, einem aus der Sendung “Die Höhle der Löwen” bekannten Startup für gesunde Porridge-Produkte.

Bei 3Bears gehen die Bestellungen des Lebensmitteleinzelhändler-Verbunds wie gesagt per Fax ein, werden per Faxsoftware in ein PDF umgewandelt und dann per E-Mail an den entsprechenden Empfänger weitergeleitet. Dieser trägt die Bestellung schließlich in das ERP-System von xentral ein erzeugt damit einen Auftrag. So sah der Prozess bis vor Kurzem aus. Ein Prozess, der unnötige Zeit in Anspruch nahm und geändert werden musste.

Ein cloudbasierte OCR-Lösung für automatisierte Prozesse

Wir von der ruhr.agency bekamen den Auftrag, den Prozess zu automatisieren und entwickelten daraufhin ein Skript. Was ist das Besondere an diesem Skript? Es basiert auf OCR (Optical Character Recognition) und liest enthaltene Textfelder aus PDFs oder Bildern automatisch aus. Der Schlüssel zum Erfolg einer solchen Prozessautomatisierung ist jedoch nicht das alleinige Extrahieren von Daten. Wichtig ist, dass die relevanten Daten ausgelesen werden und dass sie einer bestimmten Struktur folgen und damit auch zugeordnet und weiterverarbeitet werden können. Unser eigens entwickeltes Skript wurde speziell für den LEH-Anbieter programmiert und sorgt bei 3Bears fortan dafür, dass aus der eingehenden Bestellung direkt ein Auftrag in xentral ERP generiert wird.

Die von uns entwickelte Lösung für 3Bears basiert wie gesagt auf der OCR-Technologie und ist serverlos, kostengünstig und cloudbasiert in Amazon Webservices (AWS) gehosted. Das wiederum sorgt für eine hohe Skalierbarkeit und einen geringen Wartungsaufwand. Technisch gesehen wird das Skript automatisch bei einer neu eingehenden Fax-E-Mail aktiv und liest eine angehängte PDF- oder Bilddatei zunächst ein. Anschließend extrahiert es die enthaltenen Textdaten, validiert diese und verarbeitet sie weiter. Bei diesem Vorgang werden vorgegebene Informationen wie Bestelldatum, GLN und Lieferadresse des Kunden, Bestellpositionen mit Menge und Artikelnummer bzw. EAN ausgelesen und an die xentral-API so übermittelt, dass automatisch ein neuer Auftrag angelegt wird. Das Besondere: Unser Skript berücksichtigt auch kundenspezifische Rabatte und Zahlungsziele.

Ist der Auftrag im ERP-System angelegt, muss er nur noch von einem Mitarbeiter geprüft und freigegeben werden. Natürlich können bei Bedarf an diesem Punkt auch noch Änderungen vorgenommen werden, sollten Angaben fehlen und falsch sein.

Fazit

Dieses Beispiel zeigt, wie sinnvoll die Prozessautomation mithilfe von Skripten sein kann. Mühsame, händische Arbeit entfällt und auf der anderen Seite sinkt die Fehlertoleranz, da Daten automatisch validiert werden. Diese Lösung lässt sich selbstverständlich auf andere Prozesse übertragen. Sollten Sie ebenfalls mit Prozessen kämpfen, die ihre tägliche Arbeit behindern oder verlangsamen, sprechen Sie uns einfach an – wir finden auch für Sie eine passende Lösung.

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