Dass die Digitalisierung eine der wichtigsten aktuellen Herausforderungen darstellt, darüber herrscht allgemeiner Konsens. Dabei betrifft die Digitalisierung sämtliche Bereiche unseres Lebens: Freizeit, Bildung, Behörden, Mobilität und auch die Wirtschaft. Über die rasant voranschreitende Digitalisierung wurde in der letzten Zeit viel berichtet und die Mehrheit der Bevölkerung sieht in ihr auch einen wesentlichen Fortschritt sowie die Sicherung unseres Wohlstandes. Digitalisierung kann im privaten Bereich durch den Einsatz von zum Beispiel Smart Home, E-Mobility oder Online-Diensten relativ problemlos vorangetrieben werden. Im unternehmerischen Bereich hingegen müssen ungleich mehr Faktoren berücksichtigt werden: Der Umstieg auf ein CRM- oder ERP-System allein bildet noch längst keine digitale Transformation eines Unternehmens ab.
Die Automatisierung von Prozessen stellt den Dreh- und Angelpunkt für die Digitalisierung in Unternehmen dar. Nur so können Unternehmen alle Bereiche straffen, Kosten senken und Wachstum fördern. Deshalb sind sich laut Studie zum Stand der Prozessautomation von Camunda auch nahezu alle Verantwortlichen in der IT (97 %) darüber einig, dass Prozessautomatisierung der wesentliche Faktor für Digitalisierung ist. Zudem sehen sie die Prozessautomatisierung auch als Treiber für neue Innovationen.
Doch was versteht man eigentlich unter Prozessautomation? Betrachtet man die betriebswirtschaftliche Prozessautomation, müsste man eigentlich von der Workflow-Automatisierung sprechen. Sie besteht aus der Integration von Anwendungen, der Umstrukturierung von Arbeitsressourcen und dem Einsatz von Software-Anwendungen im gesamten Unternehmen und soll zuvor händisch durchgeführte Aufgaben automatisieren.
Ein wichtiger Bestandteil einer Prozessautomation ist die sogenannte RPA, die Robotic Process Automation. Sie bezeichnet die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen mithilfe digitaler Software-Roboter bzw. Skripten. Welche Vor- und Nachteile die RPA birgt, soll im späteren Verlauf dieses Artikels noch beleuchtet werden. Zunächst soll es um die generellen Vorteile von automatisierten Geschäftsprozessen gehen.
Vorteile von Prozessautomation
Der größte Vorteil liegt nahezu auf der Hand: Die Automatisierung von wiederkehrenden, strukturierten Prozessen spart Zeit und letztendlich auch Geld. Mitarbeiter, die bisher händisch Aufgaben erledigten, können sich dank der Automatisierung auf andere Aufgaben konzentrieren. So steigt die Effizienz der Arbeit und auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Viel wichtiger scheint jedoch die Tatsache, dass automatisierte Prozesse unanfälliger für Fehler sind. Eine falsche Dateneingabe, der versehentliche Versand eines Dokuments oder eine falsche Verknüpfung von Daten entfällt und damit auch die extra anfallende Zeit für die Behebung dieser Fehler. Im Umkehrschluss steigen also die Produktivität und die Effizienz in einem Unternehmen.
Woran zunächst wenige denken, wenn es um die Prozessautomation geht: Die Einhaltung der Compliance und des Datenschutzes wird gewährleistet. E-Mail-Archivierung, Aufbewahrung personenbezogener Daten oder die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien können dank reproduzierbarer Prozesse in einem sehr hohen Maß sichergestellt werden.
Die Prozessautomation wirkt sich aber nicht nur auf die Arbeit im Unternehmen aus. Auch Kunden profitieren von ihr. Angebote oder Anträge können schneller und vor allem korrekt bearbeitet werden. Auch der Kundenservice kann dank intelligenter Chatbots entlastet werden, indem gängige Anfragen automatisiert beantwortet werden. Das wiederum führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer stärkeren Kundenbindung.
Einsatzmöglichkeiten der Automatisierung
Wie bereits angedeutet, wirkt sich die Prozessautomation nicht nur auf einzelne Bereiche in einem Unternehmen aus. Prinzipiell können sämtliche Bereiche durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen optimiert werden. Der größte Nutzen entsteht sicherlich im Bereich Vertrieb, Buchhaltung und Logistik. Der Kundenservice, das Marketing oder die Verwaltung können aber ebenso von der Automatisierung profitieren. Daher sollten Unternehmen bei der Umsetzung auch eine ganzheitliche Strategie verfolgen.
Bevor die Automatisierung zum Beispiel durch den Einsatz eines ERP-Systems umgesetzt wird, sollten sich alle Beteiligten im Vorfeld fragen, welche Prozesse in einem Unternehmen abgebildet werden und welche davon automatisiert werden können. Zudem sollten sich Unternehmer:innen auch darüber bewusst sein, dass der Einsatz von RPA nicht frei von Nebenwirkungen ist.
Herausforderungen
Die Herausforderungen einer Prozessautomation betreffen vor allem zwei Bereiche. Zum einen die Umsetzung und zum anderen den Einsatz von RPA. Bei der Umsetzung einer Automatisierungsstrategie sehen die meisten IT-Verantwortlichen die größten Herausforderungen in den wechselnden Prioritäten, dem Vorhandensein inhomogener Systeme sowie der Projektdauer. Der Einsatz von RPA bringt zwar erhebliche Vorteile, birgt auf der anderen Seite aber auch Probleme.
So müssen RPA-Scripts gepflegt, die Compliance eingehalten und die unterschiedlichen Systeme orchestriert werden. Oftmals werden auch kurzfristig Scripts aufgesetzt, die zwar eine Lösung, aber keine Behebung des Grundproblems bringen. Je mehr Scripts eingesetzt werden, desto unübersichtlicher wird es und desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. All dies sind Herausforderungen, denen man sich bewusst sein sollte.
Fazit
Digitalisierung passiert, das ist Fakt. Unternehmen müssen sich daher nur die Frage stellen, in welcher Form ihnen die Digitalisierung Nutzen bringen kann. Die Automatisierung von Prozessen spielt bei diesen Überlegungen eine wesentliche Rolle. Daher planen laut Camunda-Studie auch 84 % aller Unternehmen, mehr in Prozessautomation zu investieren. Die Prozesse sind jedoch komplex und die Automatisierung umfasst viele Bausteine und Technologien. Für den Erfolg einer solchen Transformation kommt es am Ende deshalb auf ein hohes Maß an Transparenz und solide Möglichkeiten der Auswertung an. Die Erfolgsmessung und die Überwachung der Maßnahmen gewährleisten letztendlich den Erfolg einer Umstellung auf Prozessautomation.
