Schlank und effizient: greenyogashop goes xentral

Vor der Einführung eines neuen ERP-Systems steht zunächst immer die Frage nach den Anforderungen. So arbeitete die ruhr.agency zusammen mit dem greenyogashop zunächst einen Anforderungskatalog aus, in dem alle Anforderungen an das Projekt festgehalten wurden.

Das neue ERP-System sollte neben dem Auftragsmanagement, der Rechnungsstellung und der Buchführung auch die Möglichkeit eines Artikelmanagement inklusive Produktdaten bieten. Das Hauptaugenmerk aber war die Anbindung an die vielen externen Schnittstellen und Dienstleister. Zu Amazon FBA bzw. FBM sowie Shopware bietet xentral eigene Schnittstellen, die von der ruhr.agency entsprechend eingerichtet wurden.

Anders sah die Sache beim Marketplace Avocadostore aus: In diesem Fall konnte eine eigens von der ruhr.agency programmierte Schnittstelle genutzt werden. Als Bezahldienstleister setzt der greenyogashop auf Mollie, was eine zusätzliche Herausforderung im Projekt darstellte. Denn für Mollie bietet xentral keine originäre Anbindung. So wurde seitens der ruhr.agency eine eigene Schnittstelle programmiert, die einen großen Umfang an Funktionen beinhaltet. Neben den gängigen Zahlmethoden wurde für den greenyogashop auch eine Vorkassenzahlung via Mollie eingerichtet. Der Clou: Kunden können aus xentral heraus individuelle Zahlungslinks erhalten oder auch automatisch Gutschriften aus Retouren erhalten. Beides Prozesse, die die tägliche Arbeit im E-Commerce deutlich vereinfachen.

Für viele Drittdienstleister wie Amazon bietet xentral wie erwähnt eigene Schnittstellen. Bei externen Fulfillment-Dienstleister ist dies jedoch nicht immer der Fall. Hier musste die ruhr.agency eine eigene Schnittstelle programmieren. Diese bietet dem greenyogashop vollautomatisierte Logistikprozesse: Kundenaufträge, Updates von Produktstammdaten oder die Einrichtung neuer Produkte, Lieferantenbestellungen sowie Transferaufträge an Amazon FBA gehen dank der eigens programmierten Schnittstelle jetzt automatisch raus.

Auf der anderen Seite bietet xentral den Betreibern des greenyogashops Prozessautomationen und Services, die ein modernes E-Commerce ausmachen. Dazu gehören unter anderem Versandmeldungen inklusive Trackinginformationen, Auftragsstornos, Umbuchungen im Lagerbestand, Retoureneingänge oder Liefereingänge aus Bestellungen. Für einen optimalen Kundenservice werden zudem Fehlermeldungen seitens des Fulfillment-Dienstleisters sofort als E-Mail an die IT gesendet, damit eine umgehende Klärung stattfinden kann. Die Kunden haben inzwischen sehr hohe Ansprüche an Onlineshops. Deshalb muss der Kundenservice auch im Mittelpunkt eines E-Commerce stehen. Der greenyogashop setzt genau das mit xentral um und bietet seinen Kunden ein automatisches Retourenmanagement. So werden Retourenmeldungen eines Fulfillment-Dienstleisters automatisch als Retoure und Gutschrift in xentral angelegt. Wird die Gutschrift von einem Mitarbeiter freigegeben, wird sie dem Kunden vollautomatisiert erstattet.

E-Commerce, das bedeutet heutzutage aber nicht nur Verkauf über den eigenen Onlineshop. Wer ein erfolgreiches E-Business betreiben will, kommt um die Präsenz auf unterschiedlichen Marktplätzen wie Amazon, Avocadostore oder Zalando nicht umhin. Das wissen auch Marten Peyser und seine Mitarbeiter. Daher laufen die Planungen für weitere Anbindungen an Verkaufskanäle wie Otto, Zalando und andere über die Middleware-Lösung Tradebyte bereits auf Hochtouren und werden im nächsten Projektabschnitt umgesetzt.

Die Programmierung der Schnittstellen und das Einrichten von xentral an die Anforderungen des greenyogashop waren aber nur ein Teil des Projekts. Ein zentraler Aspekt eines jeden ERP-Projekts machen die Daten aus. Da greenyogashop jahrelang mit einem proprietären System arbeitete, mussten die vorhandenen Daten zunächst konsolidiert und validiert werden. Im nächsten Schritt wurden sie dann in xentral migriert.