Die Einkaufsabteilung eines Unternehmens ist nicht nur für die Beschaffung von Artikeln oder Rohstoffen zuständig. Es geht vielmehr auch um Bestellprozesse, um Lagerbestände und die Optimierung von Fertigungsaufträgen. Somit trägt die Einkaufsabteilung eine enorm wichtige Verantwortung im unternehmerischen Alltag. Abgebildet wird die Arbeit des Einkaufs in der Regel in einem ERP-System. So auch in Odoo.
Odoo ist ein Open-Source-ERP, das von der belgischen Firma Odoo S.A. entwickelt wird. Es deckt verschiedene Geschäftsbereiche ab, darunter Verkauf, Einkauf, Lagerverwaltung, Produktion, Buchhaltung, Personalwesen und vieles mehr. Das Besondere an Odoo: Es bietet eine umfassende Suite von Anwendungen, die aufeinander abgestimmt sind und nahtlos integriert werden können, um ein vollständiges ERP-System zu schaffen. Eine dieser Anwendungen ist das Einkaufsmodul von Odoo, welches wir in diesem Beitrag genauer vorstellen möchten.
In Odoo Einkauf sind folgende Funktionen und Eigenschaften enthalten
1. Lieferantenverwaltung:
Mit dem Odoo Einkauf können Sie Lieferantendaten verwalten, darunter auch die Kontaktdetails, Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten und lieferantenspezifische Notizen.
2. Produktverwaltung:
Sie können Produkte und Produktvarianten, Dienstleistungen und Materialien (z.B. Rohstoffe), die von Lieferanten bezogen werden sollen, im System erfassen und verwalten. Diese Produkte können Sie mit weiteren Informationen füttern, wie beispielsweise Preise, Mindestbestellmengen und Lagerbestände.
3. Bestellvorgänge:
Odoo Einkauf umfasst zum einen die Erstellung von Einkaufsanforderungen und zum anderen Anfragen für Angebote (RFQ), Bestellungen und Rahmenverträge. Sie können Preise und Konditionen von verschiedenen Lieferanten vergleichen, um die besten Angebote zu erhalten. Odoo bietet zudem die Funktion des Dropshippings – Bestellungen können damit direkt von dem Lieferanten an eine Drittpartei geliefert werden.
4. Preisvergleiche:
Mit der Option von Angebotsvergleichen erhalten Sie immer den günstigsten Preis. Zudem besteht die Möglichkeit, direkt auf einem Produkt mehrere Lieferanten zu hinterlegen, um einen direkten Preisvergleich zu erhalten.
5. Bestellüberwachung:
Mit Odoo Einkauf können Sie jederzeit den Status der Bestellungen verfolgen, Liefertermine überwachen oder Benachrichtigungen über Verspätungen oder Änderungen der Lieferung erhalten.
6. Lagerverwaltung:
Odoo Einkauf ist eng mit dem Lagerverwaltungsmodul verbunden, um sicherzustellen, dass Bestände immer ausreichend vorhanden sind und die richtigen Artikel zum richtigen Zeitpunkt beschafft werden.
7. Wareneingang:
Wenn die bestellten Artikel eintreffen, sollte direkt der Wareneingang erfasst werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass die Bestellungen korrekt und vollständig ausgeführt wurden. Bei Differenzen können Sie direkt aus der Bestellung heraus eine Backorder beim Lieferanten anfragen.
8. Rechnungsabgleich:
Das Einkaufsmodul kann mit dem Buchhaltungsmodul von Odoo integriert werden, um den Rechnungsabgleich zu erleichtern und den Bezahlprozess zu optimieren.
9. Berichte und Analysen:
Odoo bietet umfangreiche Berichtsfunktionen, mit denen Sie die Einkaufsleistung analysieren und den Beschaffungsprozess optimieren können.
Da Odoo modular aufgebaut ist, können Sie das Einkaufsmodul nahtlos mit vielen anderen Modulen, wie z.B. dem Verkauf, der Lagerverwaltung und der Buchhaltung verbinden. Durch diese übergreifende Interaktion ist Odoo ein sehr umfassendes ERP-System mit einem hohen Maß an Flexibilität. So können beispielsweise Bestellungen automatisch in Rechnungen umgewandelt werden, sobald die Ware verschickt wurde.
