In den letzten 30 Jahren veränderte sich die Welt von einer analogen zu einer digitalen Welt. Was früher per Telefon oder Fax erledigt wurde, wird heute per E-Mail oder App gemeistert. Welche Technologien wir in Zukunft verwenden werden, steht noch in den Sternen. Eines aber ist klar: Die digitale Revolution ist in vollem Gange und wir stehen erst am Anfang einer durch und durch digitalisierten Welt. Das betrifft nicht nur unser privates Leben, sondern auch das Geschäftliche.
Viele Unternehmen haben die Zeichen der Zeit erkannt und digitalisieren aktuell ihre geschäftlichen Prozesse, einige haben dies bereits in der Vergangenheit getan, junge Unternehmen setzen von Beginn an auf digitale Prozesse. Betroffen sind von der Digitalisierung eigentlich alle Unternehmensbereiche: Buchhaltung, Vertrieb, Logistik, Einkauf, Service – Geschäftsprozesse in allen Abteilungen werden heutzutage digital abgebildet. Oftmals arbeitet dafür jede Abteilung mit einer eigenen Software, was mitunter zu viel Sand im geschäftlichen Getriebe führt.
Genau hier kommt ein sogenanntes ERP-System zum Tragen. ERP bedeutet Enterprise Resource Planning und betrifft streng genommen alle unternehmerischen Ressourcen: Materielle ebenso wie immaterielle Vermögensgegenstände, Cashflow, Forderungen, Menschen, Informationen, Daten, Dokumente, Kunden, Zeit. Eine unternehmensweite Ressourcenplanung müsste eigentlich alle Bestandteile und Prozesse abbilden, die mit einem Unternehmen zu tun haben.
Was ist ein ERP-System?
In der betrieblichen Realität bezieht sich Enterprise Resource Planning meist auf die Kernbereiche eines Unternehmens wie Einkauf, Buchhaltung, Personalwesen, Logistik, Services, Finanzen und Produktion. Oftmals gleicht ERP heute noch einem Flickenteppich, da zum Beispiel der Einkauf auch die Bereiche Bestellung, Warenwirtschaft, Fertigung, Logistik, Implementierung, Abrechnung, Wartung und Service, Reklamationsbearbeitung und Belegfluss betrifft. Eine durchgängige Abbildung aller Prozesse kann in diesem Fall durch die Einbindung verschiedener Module erreicht werden. Folgende Anwendungen werden heute unter der Bezeichnung ERP zusammengefasst:
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
- Abrechnung
- Einkauf
- Projektmanagement
- eCommerce
- Warenwirtschaft
- Produktionsplanung und -steuerung
- Lagerverwaltung und Logistik
- Dokumentenmanagement
Selbst große ERP-Systeme umfassen nicht alle Bereiche eines Unternehmens und sollten deshalb durch entsprechende Systeme ergänzt werden. Darunter fallen zum Beispiel ein CRM (Customer Relationship Management), ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS).
Im Kontext der Digitalisierung müssen Unternehmen auf ein einheitliches ERP-System setzen, um alle Ihre Prozesse abbilden zu können. Doch welche Vorteile bringt ein einheitliches ERP-System noch mit sich?
1. Prozessoptimierung
Wenn der Onlineshop anzeigt, ob Artikel noch auf Lager sind. Wenn das Bestellsystem mit der Logistikabteilung und anderen Fulfillment-Anbietern gekoppelt ist und wenn der Einkauf weiß, wann bestimmte Artikel gefragter sind und der Lagerbestand erhöht werden muss, dann laufen Prozesse reibungsloser und schneller. Mit einem ERP-System können diese und andere Best Practices in Unternehmen abgebildet werden. Diese Prozessoptimierung führt in der Regel dazu, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben haben und die Fehlerquote durch den Wegfall von manuell geführten Excel-Listen oder einzelnen, proprietären Lösungen deutlich sinkt.
2. Einheitliche Daten und bessere Informationen
Das Führen von Lager- oder Bestelllisten in Excel oder anderen Dateiformaten und die Verwendung von einzelnen Softwarelösungen für zum Beispiel die Buchhaltung oder die Warenwirtschaft bedeutet nicht nur eine hohe Fehleranfälligkeit und einen deutlichen höheren Aufwand, am Ende des Tages fehlt auch eine gemeinsame Datengrundlage. Vertrieb, Logistik, Buchhaltung und Einkauf können mithilfe eines ERP-Systems auf gemeinsame und einheitliche Daten zurückgreifen und die für sie jeweils wichtigen Informationen entnehmen.
3. Kollaboration
Diese gemeinsame, konsistente Datengrundlage macht eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erst möglich. Durch die Einbindung von anderen Systemen wie Dokumentenmanagement, Projektmanagement oder CRM können alle Abteilungen ein System mit denselben Daten nutzen und auch über große Entfernung zusammenarbeiten. Dadurch gelingt eine bessere interne Abstimmung und Kommunikation. Die bessere Zusammenarbeit führt wiederum zu einer höheren Motivation der Mitarbeiter und einer größeren Kundenzufriedenheit, da Fragen und Probleme schneller geklärt werden können.
4. Reporting
Die konsistente Datengrundlage ermöglicht aber noch mehr: die Analyse und Auswertung. KPIs können unternehmensweit analysiert und ausgewertet werden. Ein ERP-System ermöglicht dabei sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen. Auf Grundlage dieser Berichte kann das Management eines Unternehmens Handlungsempfehlungen ableiten, weitere Prozessoptimierungen durchführen und das Unternehmenswachstum vorantreiben.
5. Datenqualität
Die einheitliche Datengrundlage erhöht in einem hohen Maß die Qualität der Daten. Was zuvor oft händisch in Excel-Listen zusammengetragen wurde oder in verschiedenen Systemen doppelt geführt wurde, wird mit einem ERP vereinheitlicht und automatisiert. Fehlerquellen und Datenverlust durch Übertragungsfehler werden so eliminiert und die Konsistenz der Daten sichergestellt. Eine valide Datenbasis trägt wiederum zu einer Prozessoptimierung, Kostensenkung und einem besseren Reporting bei.
6. Kosten und Zeit
Ein einheitliches ERP senkt die betriebswirtschaftlichen Kosten aber nicht nur durch die Vereinheitlichung der Daten. Optimierte Prozesse vom Einkauf bis zum Mahnwesen, die Zeitersparnis der Mitarbeiter durch Automation und auch eine höhere Akzeptanz und damit einhergehende Motivation der Mitarbeiter senken letztendlich die Kosten im Unternehmen. In der Regel wird durch den Einsatz eines ERP-Systems auch die IT-Infrastruktur in einem Unternehmen konsolidiert. Die IT-Kosten werden dadurch nicht nur transparenter, in den meisten Fällen eröffnet ein ERP sogar Einsparmöglichkeiten. ERP-Systeme verarbeiten Prozesse rationell. Das bedeutet, dass der manuelle Aufwand, Daten zu erfassen und entsprechende, wiederkehrende Arbeiten wegfallen. Dank prozessorientierter Workflows greifen automatisierte und manuelle Arbeiten nahtlos ineinander. Das senkt die Lohnstückkosten und die Durchlaufzeiten. Das Arbeiten mit einem ERP-System führt zu mehr Effizienz und Produktivität.
7. Mitarbeitermotivation
Der Vorteil von IT-Systemen: Langweilige, wiederkehrende Aufgaben werden durch die IT-Systeme übernommen, so auch von einem ERP-System. Das erhöht die Motivation der Mitarbeiter, da auch die Fehleranfälligkeit sinkt und sich Abläufe vereinfachen. Sie können sich auf andere, wesentliche Aufgaben konzentrieren und das Arbeitspensum insgesamt reduziert sich. Zufriedene Mitarbeiter wiederum sind produktiver und motivierter.
8. Kundenzufriedenheit
Ein ERP sorgt für ein transparentes Bestellwesen, eine schnellere Abwicklung von Bestellungen und vielem mehr. Entscheidend für eine hohe Kundenzufriedenheit ist aber nach wie vor der direkte Kontakt zum Kunden. Die oben beschriebene erhöhte Mitarbeitermotivation führt im direkten Kundenkontakt auch zu einer größeren Zufriedenheit auf Kundenseite: Zufriedene Mitarbeiter sorgen für zufriedene Kunden.
Fazit
An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Unternehmen stehen bei diesem Veränderungsprozess vor der Wahl, ob sie ihre Prozesse mit verschiedenen Software-Lösungen digital abbilden möchten oder ob ein ERP-System zum Einsatz kommen soll. Die Vorteile einer ERP-Lösung liegen wie oben beschrieben klar auf der Hand. Dennoch scheuen viele Firmen den Umstieg, da ein solches Projekt zeit- und kostenintensiv ist. Neben den großen ERP-Systemen gibt es inzwischen aber auch sogenannte Lean-ERP (z.B. odoo oder xentral), also schlanke ERP-Systeme, die wesentlich schneller implementiert und durch Schnittstellen mit vielen anderen Systemen verbunden werden können. Entscheidend bei einem ERP-Projekt ist das Know-how des Implementierungspartners. Er sollte sich nicht nur mit Software und Programmierung auskennen, sondern auch mit betriebswirtschaftlichen Abläufen. Nur so können im Vorfeld eines solchen Projekts Prozessoptimierungen definiert und später umgesetzt werden. Ebenso entscheidend ist das Onboarding der Mitarbeiter. Auch hier sollte der Partner gut aufgestellt sein – der Einsatz eines ERP steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter.
