Von B2C zu B2B - Umstrukturierung der ERP-Landschaft bei Hey Marly

Modelabel für nachhaltige und fair hergestellt, multifunktionale Sandalen und Accessoires mit Sitz in Köln

36 Mitarbeiter

Vertrieb in DACH, BeNeLux und Frankreich über eigenen Onlineshop

starkes Wachstum seit der Gründung in 2018

Einleitung

E-Business, das bedeutet vor allem digitale Prozesse, Bestellungen, Service etc. Je nach Saison variieren die Spitzen bei Bestellungen enorm. Bei Hey Marly kam hinzu, dass sich das Geschäftsmodell änderte: Neben dem reinen Endkundengeschäft kam das Geschäft mit B2B-Partnern hinzu. Aus diesen Gründen ist ein solider Onlineshop und im Backend ein effizientes ERP-System unablässig. Bei Hey Marly führte die ruhr.agency Anfang 2021 xentral als zentrales ERP ein. Doch damit war erst der Grundstein für die Programmierung einer Vielzahl individueller Funktionalitäten und Schnittstellen gelegt, die im Verlauf der nächsten Monate umgesetzt wurden.

Über Hey Marly

Ein Sommerurlaub, ein Gefühl von Sand unter den Füßen und Sonne auf der Haut – das reichte Paula und Philip Neidhart, um 2018 ihren Traum vom eigenen Modelabel zu gründen. Das Besondere? Ihre Sandalen können durch unterschiedliche Toppings ihr Aussehen ändern und lassen sich so zu verschiedenen Anlässen tragen. Der Bedarf für diese Individualität war und ist immer noch groß und so gehören zum Sortiment von Hey Marly inzwischen weitere individualisierbare Produkte wie  Taschen, Mützen, Schals, Accessoires uvm. Die trendige Mode kommt bei den Kunden so gut an, dass Hey Marly innerhalb kürzester Zeit ein enormes Wachstum hinlegte. Inzwischen hat sich auch die Kapten Gruppe an Hey Marly beteiligt.  Am Hauptsitz in Köln beschäftigt Hey Marly derzeit 36 Mitarbeiter, wobei das Geschäft bis auf einen eigenen Store in Köln komplett online stattfindet. Hier bedient Hey Marly seine Kunden sowohl über einen eigenen Onlineshop als auch über ausgewählte externe Onlinehändler wie zum Beispiel Breuninger.

Projektverlauf

Im ersten Schritt lag das Hauptziel darin, für den Onlineshop von Hey Marly ein geeignetes, zentrales ERP-System einzuführen. Die Wahl fiel auf xentral und wir von der ruhr.agency wurden mit der Implementierung und Anpassung beauftragt. In xentral sollten zunächst die Grundeinrichtung wie Belegvorlagen, Grundeinstellungen, E-Mails usw. vorgenommen und anschließend das Shopsystem Shopify angebunden werden. Wichtig waren hier vor allem der Import von Aufträgen aus Shopify sowie die Ausspielung von Lagerzahlen, Trackingcodes und Versandmeldungen an Shopify.

Für einen Onlineshop wahrscheinlich das Wichtigste: Produktstammdaten. Neue Artikel wollte Hey Marly gerne über xentral anlegen und in Shopify exportieren. Auch diese Aufgabe war Teil des ersten Projektabschnitts. Zu guter Letzt war noch die Anbindung eines Fulfillment-Dienstleisters an xentral zu bewältigen. Das Hauptaugenmerk lag hierbei vor allem darauf, dass Aufträge nach einer Vorverarbeitung in xentral an den Fulfillment-Dienstleister übergeben und die Lagerzahlen des Fulfillers an xentral und dann an Shopify ausgespielt werden können, sodass Hey Marly immer mit den genauen Lagerbeständen arbeiten kann. Natürlich sollten auch Tracking-Informationen und Versandmeldungen vom Fulfillment-Dienstleister importiert sowie Artikeldaten aus xentral heraus an den Fulfiller weitergeleitet werden können.

Im ersten Schritt wurde eine Vielzahl von System- und Grundeinstellungen eingerichtet, um die Kommunikation mit dem Fulfiller zu gewährleisten. Mithilfe des Übertragungsmoduls von xentral konnte eine Schnittstelle zum Versand des Fulfillers hergestellt werden. Das ermöglichte den Austausch von Daten zwischen Hey Marly und dem Fulfiller, um zum Beispiel den Versand zu tracken oder Stammdaten zu migrieren. Für Ende 2021 gab es schließlich eine neue Anforderung seitens Hey Marly an xentral, die wir von der ruhr.agency umsetzen sollten: Ein Tool zur Automatisierung von Gutschriften und Erstattungen via xentral API und Shopify API musste her. Dieses Tool sollte folgende Funktionen enthalten: 

  • Automatisierter Import von Retourenlisten vom Fulfillmentdienstleister
  • Erstellung aller notwendigen Gutschriften als Entwurf
  • Manuelle Freigabe als Kontrollinstanz
  • Nach Freigabe der Gutschrift erfolgt automatisierte Erstattung aus Shopify

 

Im schnell wachsenden Online Business von Hey Marly änderten sich mit dem Wachstum auch die äußeren Rahmenbedingungen und so gab es bereits Anfang 2022 die nächste Herausforderungen für die ruhr.agency: Inzwischen war xentral nicht mehr das zentrale System, sondern Teil in einem komplexen Zusammenspiel mit einem weiteren, neuen Fulfiller namens Alaiko, Shopify sowie dem Supportsystem Gorgias.

Die Aufgabenstellung war recht komplex. B2B-Aufträge sollten in xentral angelegt und an Alaiko übermittelt werden, wobei die Rückmeldung zum Versand wieder an xentral zurückgespielt wird. Endkundenaufträge aus Shopify sollten primär in Shopify verwaltet werden, lediglich der Versand sollte über Alaiko gehen. Werden Änderungen vom Kundensupport an der Bestellung vorgenommen, so kommt das Supportsystem Gorgias ins Spiel, welches die Änderungen durchführt und an Shopify überträgt. Ein weiteres Skript importiert neue Aufträge aus Shopify nach xentral und aktualisiert diese außerdem bei nachfolgenden Änderungen. Nach der Versandmeldung von Alaiko an Shopify legt das Skript schließlich automatisiert eine Rechnung zur Bestellung an. Gibt es eine Erstattung an den Kunden, wird diese in Gorgias oder Shopify erstellt und parallel dazu in xentral ebenfalls automatisiert eine Gutschrift erstellt.

Ergebnis

Vom einfachen ERP-System mit Schnittstelle zum Onlineshop wurde bei Hey Marly in kürzester Zeit ein relativ komplexes System mit angegliederten Fulfillmentdienstleistern und einem Supportsystem, das die von xentral bereitgestellten Funktionalitäten bei Weitem überschritt. Dank der agilen Projektprozesse bei der ruhr.agency konnten die hohen Anforderungen schnell und effizient umgesetzt werden. Den großen Mehrwert sieht auch die Geschäftsführung von Hey Marly: 

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“Aufgrund unseres schnellen Wachstums und der damit einhergehenden Umstrukturierung der IT-Architektur waren die Anforderungen an dieses Projekt sehr hoch. Wir sind deshalb umso glücklicher, dass dank der schnellen und kompetenten Umsetzung durch die ruhr.agency unsere Prozesse jetzt absolut reibungslos laufen.” 

Philip Neidhart
Co-Gründer Hey Marly

Kontakt

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