Dezentrale Struktur, zentrale Prozesse: ruhr.agency implementiert xentral bei MYMARINI

“Dank der ruhr.agency und dem ERP von xentral konnten wir bei MYMARINI unsere verschiedenen Standorte, Shops und das Lager konsolidieren und auch unseren Flagship Store über shopify anbinden. Mit den dafür von der ruhr.agency programmierten Skripten können wir jetzt ein zentrales Tool für unser dezentrales Geschäftsmodell nutzen, was sich in kürzester Zeit mehr als ausgezahlt hat.”

MYMARINI wurde 2013 von Mareen Burk mit dem Ziel gegründet, qualitativ hochwertige, nachhaltige und fair hergestellte Bademode zu produzieren. Mit MYMARINI entstand ein erwachsenes, modisches und gleichzeitig funktionales Label, das Bademode mit minimalem Einfluss auf den Planeten und Respekt für alle beteiligten Personen herstellt. Was als kleines Start-up begann, bekam 2015 durch die erste Erwähnung in einer Frauenzeitschrift einen ersten Wachstumsschub. Inzwischen beschäftigt MYMARINI 17 Mitarbeiter und vertreibt europaweit Bademode, Freizeitbekleidung und Accessoires über eigene Onlineshops, den Flagship Store in Hamburg, aber auch über ein weit verzweigtes lokales Händlernetz und diverse Onlineshops. Seit 2017 ist William Albright zweiter Teilhaber bei MYMARINI.

Einleitung

Am Anfang ist die Idee. So auch bei MYMARINI. Gründer:innen fokussieren sich verständlicherweise zunächst auf das Produkt und die Produktion und anschließend erst um die Logistik und den Vertrieb. Die ersten beiden Punkte liegen im direkten Einflussbereich der Unternehmer, die Bereiche Logistik und Vertrieb werden in der Regel auch durch äußere Einflüsse gelenkt.

So war es auch bei MYMARINI. Was mit einem Onlineshop begann, wuchs in kurzer Zeit zu einem Vertriebsnetz aus ganz unterschiedlichen Kanälen. Hinzu kam bei MYMARINI der Umstand, dass im Jahr 2016 die Logistik nach Triberg im Schwarzwald gelegt wurde. MYMARINI wuchs rasant, u.a. weil die Themen Nachhaltigkeit und fair hergestellte Produkte in den letzten Jahren einen unglaublichen Schub erhielten. Auf der anderen Seite wuchs damit auch eine dezentrale Struktur in Vertrieb und Logistik: Händler und Endkunden, lokale Geschäfte, Onlineshops, Backoffice und Lager an verschiedenen Standorten.

All das wollten die beiden Inhaber mithilfe eines schlanken ERP-Systems zentralisieren, um eine bessere Auswertung und Übersicht sowie optimierte Prozesse zu erhalten. Zudem musste ein Warenwirtschaftssystem her, da bis dato das meiste über die Shopsoftware Shopify selbst lief. xentral schien hierfür das geeignete System, schließlich sollte das rasante Wachstum durch professionelle Strukturen und Prozesse auf eine sicheres Fundament gestellt werden. Für die Implementierung und das Onboarding des ERP stießen die Inhaber von MYMARINI auf die ruhr.agency.

Projektverlauf

Die Anforderungen an das Projekt waren also klar definiert: xentral sollte als ERP-System aufgesetzt und die Onlineshops durch Schnittstellen angebunden werden. Neben den eigenen Onlineshops sollte auch eine Schnittstelle zum Shop von Avocado, einem externen Partner, aufgesetzt werden. Das Einrichten eines Bestandsmanagements war ebenso eine Anforderung an das Projekt wie die Implementierung des von der ruhr.agency entwickelten Druckerspoolers, damit MYMARINI direkt aus xentral heraus Etiketten drucken kann. Die Kirsche auf der Sahne sollte schließlich die Einrichtung von Shopify POS für den Flagship Store von MYMARINI werden. Mithilfe dieser Schnittstelle kann ein lokales Ladengeschäft mit dem Onlineshopsystem und xentral verbunden werden.

Die Umsetzung des Projekts erfolgte dank einer agilen Vorgehensweise der ruhr.agency relativ schnell. In dieser Zeit wurden aber nicht nur die Schnittstellen programmiert und das xentral-System aufgesetzt. Wichtig für den Erfolg von solchen Projekten sind die Einbindung der Mitarbeiter sowie die Ausarbeitung von Pain Points und die Erstellung von Prozessen. Das Onboarding und die Schulung von Mitarbeitern gehört bei der ruhr.agency zum Porftolio und wurde auch für MYMARINI umgesetzt. Zudem wurden Prozesse für die Logistik geschaffen und das Bestandsmanagement von Netstock an xentral angebunden.

Die Inhaber von MYMARINI entschieden sich wegen der agilen Vorgehensweise bewusst für die ruhr.agency und sollten im Projektverlauf darin bestätigt werden. Auch wenn ein paar Stolpersteine bei der Anbindung von Shopify aufgrund fehlender Lagerzahlen zu überwinden waren, wurde das Projekt innerhalb kürzester Zeit erfolgreich umgesetzt.

Ergebnis

Die Herausforderungen dieses Projekts waren groß und dennoch konnte die ruhr.agency für MYMARINI ein tolles Ergebnis erzielen. Zuvor gab es bei MYMARINI keine Warenwirtschaft und die Lagerverwaltung musste erst noch eingerichtet werden. Diverse Anbindungen von Onlineshops, eines lokalen Geschäfts, eines Händlerportals sowie die Einrichtung eines Druckerspoolers für den Etikettendruck machten aus einem zuvor heterogenen Umfeld ohne Prozesse ein homogenes, zentrales Management mit klar definierten Workflows.

Die Anforderungen an ein ERP konnten durch das schlanke System von xentral optimal umgesetzt werden und auch die Mitarbeiter von MYMARINI wissen den Einsatz des neuen ERPs zu schätzen. Was die Mitarbeiter zu schätzen wissen, gilt ebenso für die Inhaber von MYMARINI. Sie sind mit dem Projektergebnis mehr als zufrieden:

“Dank der ruhr.agency und dem ERP von xentral konnten wir bei MYMARINI unsere verschiedenen Standorte, Shops und das Lager konsolidieren und auch unseren Flagship Store über shopify anbinden. Mit den dafür von der ruhr.agency programierten Skripten können wir jetzt ein zentrales Tool für unser dezentrales Geschäftsmodell nutzen, was sich in kürzester Zeit mehr als ausgezahlt hat.”