Schlank und effizient: greenyogashop goes xentral

xentral und greenyogashop
"Mit xentral konnten wir Prozesse und Strukturen optimieren, die über die Jahre durch die Arbeit mit unserem eigenen System entstanden sind. xentral bietet uns alle Möglichkeiten eines modernen ERP-Systems und lässt sich wegen der guten Erweiterbarkeit optimal an zukünftige Ansprüche und neue Verkaufskanäle anpassen."

2013 begann Co-Gründer Marten Peyser damit, seine selbst entworfenen Meditationskissen aus dem Wohnzimmer heraus zu verkaufen. Was im Wohnzimmer begann, ist heute einer der führenden Onlineshops für einen nachhaltigen, urbanen Yoga-Lifestyle. greenyogashop konnte seit der GmbH-Gründung von Marten Peyser und Geschäftspartner Stefan Miebach im Jahr 2013 stetig wachsen, sich am Markt etablieren und dabei die yogischen Werte bewahren, auf denen die Idee ursprünglich beruhte. Der Shop hat sich zu einem der führenden Online-Anbieter im deutschsprachigen Raum für Yogamatten, Yoga-Kleidung, Yoga- und Meditationszubehör sowie passende Lifestyle-Produkte entwickelt. Mittlerweile umfasst das Shop-Angebot tausende Artikel von mehr als 100 internationalen Marken und wird von bewusst shoppenden Kunden in ganz Europa geschätzt. greenyogashop vertreibt einige Marken exklusiv, aber auch eigene Produkte.

Ökologisch einwandfreie und ethisch korrekte Herstellungsverfahren stehen für greenyogashop auf der Agenda ganz oben: So werden bereits bei der Auswahl der Produkte und Lieferanten großer Wert auf gute Arbeitsbedingungen bei der Produktion gelegt und auf eine umweltfreundliche und naturschonende Herstellung geachtet. 

Einleitung

Wie so oft im Leben, steht die Idee vor der Geschäftsgründung. So war es auch bei Marten Peyser, der 2013 damit begann, eigene Meditationskissen aus der Heimarbeit heraus online zu verkaufen. Wichtig war ihm dabei die Thema Nachhaltigkeit. Und das sollte sich auszahlen: Fair hergestellte und gehandelte Produkten erlebten in den letzten Jahren einen einzigartigen Boom. Da wundert es nicht, dass aus dem Verkauf von eigenen Yogakissen schnell ein umfangreicher Onlineshop entstand, der zahlreiche Artikel rund um Yoga, Lifestyle und Meditation führt. Denn: Yoga ist eine Lebenshaltung, bei der es darum geht, sich auf die Gesundheit und ethische Grundsätze zu besinnen. Daher erfährt Yoga in unserer schnelllebigen, gestressten Welt seit geraumer Zeit einen sehr großen Zulauf.

Was das Geschäft von greenyogashop betrifft, wurden durch das schnelle Wachstum Strukturen und Prozesse geschaffen, die den aktuellen Anforderungen an ein effizientes und schlankes E-Commerce nicht mehr gerecht wurden. Das alte, eigens entwickelte ERP-System sollte durch ein modernes, schlankes System ersetzt werden. Durch die Anbindung an diverse Online-Marktplätze, Bezahldienstleister und Fulfillment-Partner waren viele Prozesse unüberschaubar und die Arbeitsabläufe alles andere als optimal. Auf der Suche nach einem geeigneten System, das sowohl den eigenen Onlineshop als auch externe Dienstleister und Partner einbinden sowie die Buchhaltung und das Artikelmanagement vereinfachen kann, stießen die Gründer schließlich auf xentral ERP. Da greenyogashop spezielle Anforderungen an die Schnittstellen zu externen Partner stellte, wurde der Auftrag zur Umsetzung schließlich an die ruhr.agency vergeben. 

Projektverlauf

Vor der Einführung eines neuen ERP-Systems steht zunächst immer die Frage nach den Anforderungen. So arbeitete die ruhr.agency zusammen mit dem greenyogashop zunächst einen Anforderungskatalog aus, in dem alle Anforderungen an das Projekt festgehalten wurden. Das neue ERP-System sollte neben dem Auftragsmanagement, der  Rechnungsstellung und der Buchführung auch die Möglichkeit eines Artikelmanagement inklusive Produktdaten bieten. Das Hauptaugenmerk aber war die Anbindung an die vielen externen Schnittstellen und Dienstleister. Zu Amazon FBA bzw. FBM sowie Shopware bietet xentral eigene Schnittstellen, die von der ruhr.agency entsprechend eingerichtet wurden.

Anders sah die Sache beim Marketplace Avocadostore aus: In diesem Fall konnte eine eigens von der ruhr.agency programmierte Schnittstelle genutzt werden. Als Bezahldienstleister setzt der greenyogashop auf Mollie, was eine zusätzliche Herausforderung im Projekt darstellte. Denn für Mollie bietet xentral keine originäre Anbindung. So wurde seitens der ruhr.agency eine eigene Schnittstelle programmiert, die einen großen Umfang an Funktionen beinhaltet. Neben den gängigen Zahlmethoden wurde für den greenyogashop auch eine Vorkassenzahlung via Mollie eingerichtet. Der Clou: Kunden können aus xentral heraus individuelle Zahlungslinks erhalten oder auch automatisch Gutschriften aus Retouren erhalten. Beides Prozesse, die die tägliche Arbeit im E-Commerce deutlich vereinfachen.

Für viele Drittdienstleister wie Amazon bietet xentral wie erwähnt eigene Schnittstellen. Bei externen Fulfillment-Dienstleister ist dies jedoch nicht immer der Fall. Hier musste die ruhr.agency eine eigene Schnittstelle programmieren. Diese bietet dem greenyogashop vollautomatisierte Logistikprozesse: Kundenaufträge, Updates von Produktstammdaten oder die Einrichtung neuer Produkte, Lieferantenbestellungen sowie Transferaufträge an Amazon FBA gehen dank der eigens programmierten Schnittstelle jetzt automatisch raus.

Auf der anderen Seite bietet xentral den Betreibern des greenyogashops Prozessautomationen und Services, die ein modernes E-Commerce ausmachen. Dazu gehören unter anderem Versandmeldungen inklusive Trackinginformationen, Auftragsstornos, Umbuchungen im Lagerbestand, Retoureneingänge oder Liefereingänge aus Bestellungen. Für einen optimalen Kundenservice werden zudem Fehlermeldungen seitens des Fulfillment-Dienstleisters sofort als E-Mail an die IT gesendet, damit eine umgehende Klärung stattfinden kann. Die Kunden haben inzwischen sehr hohe Ansprüche an Onlineshops. Deshalb muss der Kundenservice auch im Mittelpunkt eines E-Commerce stehen. Der greenyogashop setzt genau das mit xentral um und bietet seinen Kunden ein automatisches Retourenmanagement. So werden Retourenmeldungen eines Fulfillment-Dienstleisters automatisch als Retoure und Gutschrift in xentral angelegt. Wird die Gutschrift von einem Mitarbeiter freigegeben, wird sie dem Kunden vollautomatisiert erstattet.

E-Commerce, das bedeutet heutzutage aber nicht nur Verkauf über den eigenen Onlineshop. Wer ein erfolgreiches E-Business betreiben will, kommt um die Präsenz auf unterschiedlichen Marktplätzen wie Amazon, Avocadostore oder Zalando nicht umhin. Das wissen auch Marten Peyser und seine Mitarbeiter. Daher laufen die Planungen für weitere Anbindungen an Verkaufskanäle wie Otto, Zalando und andere über die Middleware-Lösung Tradebyte bereits auf Hochtouren und werden im nächsten Projektabschnitt umgesetzt.

Die Programmierung der Schnittstellen und das Einrichten von xentral an die Anforderungen des greenyogashop waren aber nur ein Teil des Projekts. Ein zentraler Aspekt eines jeden ERP-Projekts machen die Daten aus. Da greenyogashop jahrelang mit einem proprietären System arbeitete, mussten die vorhandenen Daten zunächst konsolidiert und validiert werden. Im nächsten Schritt wurden sie dann in xentral migriert.

Ergebnis

Modern, schlank und effizient – durch den Einsatz von xentral nutzt der greenyogashop jetzt alle Möglichkeiten eines Lean ERP mit Anbindung an diverse externe Partner. Gleichzeitig konnten dank xentral die internen Prozesse und Workflows deutlich optimiert werden. greenyogashop arbeitet jetzt effizienter und kann seinen Kunden gleichzeitig einen noch besseren Service bieten. Das weiß auch Marten Peyser, Geschäftsführer von greenyogashop:

“Mit xentral konnten wir Prozesse und Strukturen optimieren, die über die Jahre durch die Arbeit mit unserem eigenen System entstanden sind. xentral bietet uns alle Möglichkeiten eines modernen eCommerce und lässt sich optimal an zukünftige Ansprüche anpassen.”