Vorteile eines Lean ERP

Lean ERP

Beim Namen Lean denkt man zunächst an Lean Software Development. Dieser Begriff lehnt sich an die Lean Production an und überträgt die Prinzipien dieses Vorgangs auf die Entwicklung von Software. Zu den Prinzipien der Lean Production gehören, dass Verschwendung vermieden und Produktionsfaktoren aus allen Unternehmensbereichen sparsam und effizient eingesetzt werden sollen. Produktionsfaktoren können dabei Betriebsmittel, […]

Schlankes ERP, effiziente Prozesse: greenyogashop  goes xentral

schlankes erp - xentral und greenyogashop

Sie wollen wissen, warum Marten Peyser, Co-Gründer des greenyogashop, sagt, dass er mit xentral Prozesse und Strukturen optimieren konnte, die über die Jahre durch die Arbeit mit dem eigenen System entstanden sind? In unserer aktuellen Success Story zeigen wir Ihnen, wie die beiden Gründer, ihre Mitarbeiter und das Unternehmen von der Implementierung des Lean ERP-Systems […]

Wie Covid die Geschäftsmodelle verändert hat​

Geschäftsmodell Covid Digitalisierung

Covid als Brandbeschleuniger der Digitalisierung​ In den letzten Jahren erlebten wir einen digitalen Fortschritt wie nie zuvor. Internet, Smartphone, Apps und Künstliche Intelligenz markierten einen Einschnitt in unser Leben. Die Auswirkungen dieses Fortschritts erreichten aber nicht nur unser privates Leben. Die Geschäftswelt traf diese Veränderungen ebenso. Innenstädte sterben aus, weil wir vermehrt online konsumieren, Unternehmenssoftware […]

Wie MYMARINI seine dezentralen Strukturen dank xentral ERP optimiert

xentral integration mymarini

Nachhaltigkeit in der Produktion und dem Konsum sind voll im Trend. Wie können wir unseren ökologischen Fußabdruck verkleinern und den nächsten Generationen eine lebenswerte Welt hinterlassen? Diese Fragen stellte sich auch Mareen Burk bereits im Jahr 2013. Ihre Antwort: Sie gründete ein Unternehmen für nachhaltige, fair hergestellte Bademode. Mit MYMARINI entstand ein Label, das funktionale […]

Wenn das Fax piept – automatisierte Prozesse trotz veralteter Technik

Automatisierte Prozesse ERP

Sie glauben, das Fax sei tot? Weit gefehlt. Auch heute noch werden Faxe versendet, zum Beispiel um Bestellungen zu platzieren. Was aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung absolut anachronistisch wirkt, ist in vielen Unternehmen noch Realität. So auch bei einem großen Verbund des Lebensmitteleinzelhandels. Hier werden verschiedene Produkte über ein einheitliches Bestellformular per Fax an die Lieferanten […]

Prozessautomation als Treiber der Digitalisierung

Prozessautomation

Dass die Digitalisierung eine der wichtigsten aktuellen Herausforderungen darstellt, darüber herrscht allgemeiner Konsens. Dabei betrifft die Digitalisierung sämtliche Bereiche unseres Lebens: Freizeit, Bildung, Behörden, Mobilität und auch die Wirtschaft. Über die rasant voranschreitende Digitalisierung wurde in der letzten Zeit viel berichtet und die Mehrheit der Bevölkerung sieht in ihr auch einen wesentlichen Fortschritt sowie die […]

Success Story: Wie More Nutrition dank xentral und der ruhr.agency ihre IT auf das nächste Level brachte​

Success Story xentral more nutrition ruhr.agency

More Nutrition, das sind Nahrungsergänzungsmittel mit Gütesiegel und ein Unternehmen auf rasantem Wachstumskurs. Innerhalb kürzester Zeit wuchs die Firma dank eines ausgefeilten Onlinemarketings stark und konnte in einem von Verdrängung geprägten Markt die Pole Position einnehmen. Doch dieses Wachstum hat auch eine Kehrseite: Zu Spitzenzeiten kamen bis zu 45.000 Bestellungen pro Tag rein – die […]

8 gute Gründe für ein ERP-System

In den letzten 30 Jahren veränderte sich die Welt von einer analogen zu einer digitalen Welt. Was früher per Telefon oder Fax erledigt wurde, wird heute per E-Mail oder App gemeistert. Welche Technologien wir in Zukunft verwenden werden, steht noch in den Sternen. Eines aber ist klar: Die digitale Revolution ist in vollem Gange und wir stehen erst am Anfang einer durch und durch digitalisierten Welt. Das betrifft nicht nur unser privates Leben, sondern auch das Geschäftliche. Viele Unternehmen haben die Zeichen der Zeit erkannt und digitalisieren aktuell ihre geschäftlichen Prozesse, einige haben dies bereits in der Vergangenheit getan, junge Unternehmen setzen von Beginn an auf digitale Prozesse. Betroffen sind von der Digitalisierung eigentlich alle Unternehmensbereiche: Buchhaltung, Vertrieb, Logistik, Einkauf, Service - Geschäftsprozesse in allen Abteilungen werden heutzutage digital abgebildet. Oftmals arbeitet dafür jede Abteilung mit einer eigenen Software, was mitunter zu viel Sand im geschäftlichen Getriebe führt. Genau hier kommt ein sogenanntes ERP-System zum Tragen. ERP bedeutet Enterprise Resource Planning und betrifft streng genommen alle unternehmerischen Ressourcen: Materielle ebenso wie immaterielle Vermögensgegenstände, Cashflow, Forderungen, Menschen, Informationen, Daten, Dokumente, Kunden, Zeit, Know-how. Eine unternehmensweite Ressourcenplanung müsste eigentlich alle Bestandteile und Prozesse abbilden, die mit einem Unternehmen zu tun haben. In der betrieblichen Realität bezieht sich Enterprise Resource Planning meist auf die Kernbereiche eines Unternehmens wie Einkauf, Buchhaltung, Personalwesen, Logistik, Services, Finanzen und Produktion. Oftmals gleicht ERP heute noch einem Flickenteppich, da zum Beispiel der Einkauf auch die Bereiche Bestellung, Warenwirtschaft, Fertigung, Logistik, Implementierung, Abrechnung, Wartung und Service, Reklamationsbearbeitung und Belegfluss betrifft. Eine durchgängige Abbildung aller Prozesse kann in diesem Fall durch die Einbíndung verschiedener Module erreicht werden. Folgende Anwendungen werden heute unter der Bezeichnung ERP zusammengefasst: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Abrechnung  Projektmanagement eCommerce Warenwirtschaft Produktionsplanung und -steuerung Lagerverwaltung und Logistik Dokumentenmanagement Selbst große ERP-Systeme umfassen nicht alle Bereiche eines Unternehmens und sollten deshalb durch entsprechende Systeme ergänzt werden. Darunter fallen zum Beispiel ein CRM (Customer Relationship Management), ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS). Im Kontext der Digitalisierung müssen Unternehmen auf ein ERP-System setzen, um alle Ihre Prozesse abbilden zu können. Doch welche Vorteile bringt ein ERP-System noch mit sich? Prozessoptimierung Wenn der Onlineshop anzeigt, ob Artikel noch auf Lager sind. Wenn das Bestellsystem mit der Logistikabteilung und anderen Fulfillment-Anbietern gekoppelt ist und wenn der Einkauf weiß, wann bestimmte Artikel gefragter sind und der Lagerbestand erhöht werden muss, dann laufen Prozesse reibungsloser und schneller. Mit einem ERP-System können diese und andere Best Practices in Unternehmen abgebildet werden. Diese Prozessoptimierung führt in der Regel dazu, dass die Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben haben und die Fehlerquote durch den Wegfall von manuell geführten Excel-Listen oder einzelnen, proprietären Lösungen deutlich sinkt. Einheitliche Daten und bessere Informationen Das Führen von Lager- oder Bestelllisten in Excel oder anderen Dateiformaten und die Verwendung von einzelnen Softwarelösungen für zum Beispiel die Buchhaltung oder die Warenwirtschaft bedeutet nicht nur eine hohe Fehleranfälligkeit und einen deutlichen höheren Aufwand, am Ende des Tages fehlt auch eine gemeinsame Datengrundlage. Vertrieb, Logistik, Buchhaltung und Einkauf können mithilfe eines ERP-Systems auf gemeinsame und einheitliche Daten zurückgreifen und die für sie jeweils wichtigen Informationen entnehmen. Kollaboration Diese gemeinsame, konsistente Datengrundlage macht eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erst möglich. Durch die Einbindung von anderen Systemen wie Dokumentenmanagement, Projektmanagement oder CRM können alle Abteilungen ein System mit denselben Daten nutzen und auch über große Entfernung zusammenarbeiten. Dadurch gelingt eine bessere interne Abstimmung und Kommunikation. Die bessere Zusammenarbeit führt wiederum zu einer höheren Motivation der Mitarbeiter und einer größeren Kundenzufriedenheit, da Fragen und Probleme schneller geklärt werden können. Reporting Die konsistente Datengrundlage ermöglicht aber noch mehr: die Analyse und Auswertung. KPIs können unternehmensweit analysiert und ausgewertet werden. Ein ERP-System ermöglicht dabei sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen. Auf Grundlage dieser Berichte kann das Management eines Unternehmens Handlungsempfehlungen ableiten, weitere Prozessoptimierungen durchführen und das Unternehmenswachstum vorantreiben. Datenqualität Die einheitliche Datengrundlage erhöht in einem hohen Maß die Qualität der Daten. Was zuvor oft händisch in Excel-Listen zusammengetragen wurde oder in verschiedenen System doppelt geführt wurde, wird mit einem ERP vereinheitlicht und automatisiert. Fehlerquellen und Datenverlust durch Übertragungsfehler werden so eliminiert und die Konsistenz der Daten sichergestellt. Eine valide Datenbasis trägt wiederum zu einer Prozessoptimierung, Kostensenkung und einem besseren Reporting bei. Kosten und Zeit Ein ERP senkt die betriebswirtschaftlichen Kosten aber nicht nur durch die Vereinheitlichung der Daten. Optimierte Prozesse vom Einkauf bis zum Mahnwesen, die Zeitersparnis der Mitarbeiter durch Automation und auch eine höhere Akzeptanz und damit einhergehende Motivation der Mitarbeiter senken letztendlich die Kosten im Unternehmen. In der Regel wird durch den Einsatz eines ERP-Systems auch die IT-Infrastruktur in einem Unternehmen konsolidiert. Die IT-Kosten werden dadurch nicht nur transparenter, in den meisten Fällen eröffnet ein ERP sogar Einsparmöglichkeiten. ERP-Systeme verarbeiten Prozesse rationell. Das bedeutet, dass der manuelle Aufwand, Daten zu erfassen und entsprechende, wiederkehrende Arbeiten wegfallen. Dank prozessorientierter Workflows greifen automatisierte und manuelle Arbeiten nahtlos ineinander. Das senkt die Lohnstückkosten und die Durchlaufzeiten. Das Arbeiten mit einem ERP-System führt zu mehr Effizienz und Produktivität. Mitarbeitermotivation Der Vorteil von IT-Systemen: Langweilige, wiederkehrende Aufgaben werden durch die IT-Systeme übernommen, so auch von einem ERP-System. Das erhöht die Motivation der Mitarbeiter, da auch die Fehleranfälligkeit sinkt und sich Abläufe vereinfachen. Sie können sich auf andere, wesentliche Aufgaben konzentrieren und das Arbeitspensum insgesamt reduziert sich. Zufriedene Mitarbeiter wiederum sind produktiver und motivierter.  Kundenzufriedenheit Ein ERP sorgt für ein transparentes Bestellwesen, eine schnellere Abwicklung von Bestellungen und vielem mehr. Entscheidend für eine hohe Kundenzufriedenheit ist aber nach wie vor der direkte Kontakt zum Kunden. Die oben beschriebene erhöhte Mitarbeitermotivation führt im direkten Kundenkontakt auch zu einer größeren Zufriedenheit auf Kundenseite: Zufriedene Mitarbeiter sorgen für zufriedene Kunden. Fazit An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Unternehmen stehen bei diesem Veränderungsprozess vor der Wahl, ob sie ihre Prozesse mit verschiedenen Software-Lösungen digital abbilden möchten oder ob ein ERP-System zum Einsatz kommen soll. Die Vorteile einer ERP-Lösung liegen wie oben beschrieben klar auf der Hand. Dennoch scheuen viele Firmen den Umstieg, da ein solches Projekt zeit- und kostenintensiv ist. Neben den großen ERP-Systemen gibt es inzwischen aber auch sogenannte Lean ERP, also schlanke ERP-Systeme, die wesentlich schneller implementiert und durch Schnittstellen mit vielen anderen Systemen verbunden werden können. Entscheidend bei einem ERP-Projekt ist das Know-how des Implementierungspartners. Er sollte sich nicht nur mit Software und Programmierung auskennen, sondern auch mit betriebswirtschaftlichen Abläufen. Nur so können im Vorfeld eines solchen Projekts Prozessoptimierungen definiert und später umgesetzt werden. Ebenso entscheidend ist das Onboarding der Mitarbeiter. Auch hier sollte der Partner gut aufgestellt sein - der Einsatz eines ERP steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter.

In den letzten 30 Jahren veränderte sich die Welt von einer analogen zu einer digitalen Welt. Was früher per Telefon oder Fax erledigt wurde, wird heute per E-Mail oder App gemeistert. Welche Technologien wir in Zukunft verwenden werden, steht noch in den Sternen. Eines aber ist klar: Die digitale Revolution ist in vollem Gange und […]